Do you remember what documents you took to your accountant last year? Probably not, but here’s a detailed reminder of what you’ll need to prepare your tax return with United Tax Solutions.
Filing taxes properly requires gathering essential documents that verify your income, expenses, and eligibility for deductions or credits. Being well-prepared helps you avoid delays, maximize refunds, and ensure compliance with IRS regulations.
1. Your Previous Year’s Annual Tax Return
Even though it’s from the previous year, this document contains key information to start your new tax return, such as:
- Your full name.
- Social Security Number.
- Date of birth.
- Employer identification number (EIN) if applicable.
- Gross income from the previous year.
- Adjusted Gross Income (AGI) from last year’s return, which may be required for e-filing.
- Password to access the IRS website, if applicable.
Having last year’s return helps identify past deductions and credits, ensuring you don’t miss any opportunities this year.
2. Forms and Information for Employees and Contractors
If you have employees, each one must have the appropriate form reflecting their salary, tips, or other types of compensation received during the year. Depending on your business structure, these may include:
- W-2 Form (for employees).
- 940 or 941 Forms (for payroll tax reports).
- 1099-MISC or 1099-NEC Forms (for independent contractors or freelancers).
3. Income Statement and Cost of Goods Sold
This document will help us calculate the cost of producing and delivering the products or services you offered during the fiscal year. This is crucial for businesses, especially those involved in manufacturing, retail, or any industry where inventory plays a role.
You should prepare:
- Sales records.
- Inventory reports.
- Receipts for material purchases.
- Shipping and logistics costs.
Accurate tracking of these details ensures correct taxable income calculation and eligibility for business deductions.
4. Business Accounting Report (“Trial Balance”)
A trial balance is a crucial summary of all financial transactions for your business, including:
- Income earned.
- Business expenses.
- Operating costs.
- Loan and interest payments.
This report provides a clear view of financial health and ensures that all necessary expenses and deductions are properly recorded.
5. Records Related to Tax Deductions
All deductible documentation should be well organized, including:
- Bank statements – Proof of business income and expenses.
- Professional service invoices – Legal, accounting, and consulting services.
- Utility expenses – Electricity, internet, phone, and office rent.
- Travel expenses – Business-related flights, hotels, and meals.
- Charitable contributions – Receipts from qualified nonprofit organizations.
- Medical expenses – If they exceed 7.5% of your Adjusted Gross Income (AGI), they may be deductible.
- Business vehicle expenses – Mileage logs, fuel receipts, and maintenance costs.
- Education expenses – Tuition fees, books, and professional development courses that qualify for deductions.
- Retirement contributions – Contributions to IRA, 401(k), or other retirement savings accounts.
Properly tracking deductions can significantly reduce taxable income and increase potential refunds. The IRS may request documentation for claimed deductions, so maintaining well-organized records is crucial.
6. Additional Tax Documents That May Apply to You
Depending on your financial situation, you may need additional forms such as:
- Mortgage interest statements (Form 1098) – If you own a home.
- Student loan interest statements – If you made payments on student loans.
- Investment income statements (Forms 1099-DIV, 1099-INT, 1099-B) – If you have dividends, interest, or stock sales.
- Childcare expense records – If claiming the Child and Dependent Care Credit.
- Health insurance documentation (Form 1095-A, B, or C) – If required to verify healthcare coverage.
Get Your Tax Return Ready in Advance!
Filing taxes is easier when you’re prepared. Having all the necessary documents ensures accuracy, minimizes stress, and helps you take advantage of all available deductions and credits.
With these documents in order, we’ll be ready to start your tax return without any issues. Remember, tax season is just around the corner, and time flies.
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Información básica que necesitas para presentar tus impuestos
¿Recuerdas qué documentos llevaste a tu contador el año pasado? Probablemente no, pero aquí tienes un recordatorio detallado de lo que necesitarás para preparar tu declaración de impuestos con United Tax Solutions.
Presentar impuestos correctamente requiere reunir documentos esenciales que verifiquen tus ingresos, gastos y elegibilidad para deducciones o créditos fiscales. Estar bien preparado te ayuda a evitar retrasos, maximizar reembolsos y garantizar el cumplimiento con las regulaciones del IRS.
1. Tu Declaración Anual de Impuestos del Año Anterior
Aunque sea del año pasado, este documento contiene información clave para comenzar tu nueva declaración de impuestos, como:
- Tu nombre completo.
- Número de Seguro Social.
- Fecha de nacimiento.
- Número de Identificación del Empleador (EIN), si aplica.
- Ingreso bruto del año anterior.
- Ingreso Bruto Ajustado (AGI) de la declaración del año pasado, que puede ser necesario para presentar tu declaración electrónicamente.
- Contraseña para acceder al sitio web del IRS, si aplica.
Tener la declaración del año pasado ayuda a identificar deducciones y créditos previos, asegurando que no pierdas oportunidades este año.
2. Formularios e Información para Empleados y Contratistas
Si tienes empleados, cada uno debe contar con el formulario correspondiente que refleje su salario, propinas u otros tipos de compensación recibidos durante el año. Dependiendo de la estructura de tu negocio, estos pueden incluir:
- Formulario W-2 (para empleados).
- Formularios 940 o 941 (para reportes de impuestos sobre la nómina).
- Formularios 1099-MISC o 1099-NEC (para contratistas independientes o freelancers).
Los empleadores deben proporcionar estos formularios antes del 31 de enero de cada año para garantizar la presentación precisa de impuestos por parte de empleados y contratistas.
3. Declaración de Ingresos y Costo de los Bienes Vendidos
Este documento nos ayudará a calcular el costo de producir y entregar los productos o servicios que ofreciste durante el año fiscal. Esto es crucial para negocios involucrados en manufactura, ventas minoristas o cualquier industria donde el inventario juegue un papel importante.
Debes preparar:
- Registros de ventas.
- Informes de inventario.
- Recibos de compras de materiales.
- Costos de envío y logística.
El seguimiento preciso de estos detalles garantiza un cálculo correcto del ingreso tributable y la elegibilidad para deducciones empresariales.
4. Informe Contable del Negocio (“Trial Balance”)
Un balance de prueba es un resumen esencial de todas las transacciones financieras de tu negocio, incluyendo:
- Ingresos obtenidos.
- Gastos del negocio.
- Costos operativos.
- Pagos de préstamos e intereses.
Este informe proporciona una visión clara de la salud financiera del negocio y garantiza que todos los gastos y deducciones necesarias estén correctamente registrados.
5. Registros Relacionados con las Deducciones Fiscales
Toda documentación deducible debe estar bien organizada, incluyendo:
- Estados de cuenta bancarios – Prueba de ingresos y gastos del negocio.
- Facturas de servicios profesionales – Servicios legales, contables y de consultoría.
- Gastos de servicios básicos – Electricidad, internet, teléfono y alquiler de oficina.
- Gastos de viaje – Vuelos, hoteles y comidas relacionadas con el negocio.
- Contribuciones a organizaciones benéficas – Recibos de donaciones a organizaciones sin fines de lucro.
- Gastos médicos – Si superan el 7.5% de tu Ingreso Bruto Ajustado (AGI), pueden ser deducibles.
- Gastos de vehículo empresarial – Registros de kilometraje, recibos de combustible y costos de mantenimiento.
- Gastos educativos – Matrícula, libros y cursos de desarrollo profesional que califiquen para deducciones.
- Contribuciones a la jubilación – Aportes a cuentas IRA, 401(k) u otros planes de ahorro para el retiro.
El seguimiento adecuado de las deducciones puede reducir significativamente el ingreso tributable y aumentar posibles reembolsos. El IRS puede solicitar documentación para las deducciones reclamadas, por lo que mantener registros organizados es fundamental.
6. Documentos Fiscales Adicionales que Pueden Aplicarte
Dependiendo de tu situación financiera, podrías necesitar formularios adicionales como:
- Declaraciones de interés hipotecario (Formulario 1098) – Si eres propietario de una vivienda.
- Declaraciones de interés de préstamos estudiantiles – Si realizaste pagos por préstamos estudiantiles.
- Declaraciones de ingresos por inversiones (Formularios 1099-DIV, 1099-INT, 1099-B) – Si tienes dividendos, intereses o ventas de acciones.
- Registros de gastos de cuidado infantil – Si reclamas el Crédito por Cuidado de Dependientes.
- Documentación del seguro de salud (Formularios 1095-A, B o C) – Si necesitas verificar la cobertura de salud.
¡Prepara tu Declaración de Impuestos con Anticipación!
Presentar impuestos es más fácil cuando estás preparado. Tener todos los documentos necesarios garantiza precisión, minimiza el estrés y te ayuda a aprovechar todas las deducciones y créditos disponibles.
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